Varastoinnin ABC – Verkkokauppiaan opas varastointiin ja logistiikkaan

Vaikka varastointi ei ehkä ole verkkokaupan näyttävin osa-alue, se on kuitenkin yksi liiketoimintasi kulmakivistä. Varastointi ja siihen liittyvä logistiikka vaikuttavat kaikkeen aina raaka-aineiden hankinnasta varastonhallintaan ja tilausten oikea-aikaiseen toimittamiseen asiakkaille. Suomessa, jossa maantieteellinen sijainti, kausivaihtelut ja EU-säännökset asettavat omat haasteensa, on erityisen tärkeää, että sinulla on toimiva varastointistrategia.

Tässä oppaassa käymme läpi varastoinnin perusteet ja sen, miten voit optimoida toimintasi suomalaisena verkkokauppiaana – Snapboxin tuella.

Mitä varastointi on?

Varastointi tarkoittaa fyysisten tuotteiden säilyttämistä varastossa ennen kuin ne myydään tai toimitetaan eteenpäin. Varastossa tuotteet suojataan ja järjestetään niin, että niiden sijainti, saapumisaika, säilytysaika ja määrä ovat helposti seurattavissa. Tämä on erityisen tärkeää verkkokaupassa, jossa tehokkuus ja tarkkuus ovat avainasemassa.

Pienet tai vasta aloittavat verkkokaupat voivat säilyttää varastoaan kotona, toimistossa tai autotallissa. Kasvun myötä tarve suurempaan varastotilaan kuitenkin kasvaa. Tällöin voit joko vuokrata oman varaston tai ulkoistaa varastoinnin kolmannelle osapuolelle, kuten Snapboxille, joka hoitaa logistiikan puolestasi. Verkkokaupassa tuotteet odottavat varastossa, kunnes asiakas tekee tilauksen, jolloin ne lähetetään suoraan kuluttajalle.

Varastointi vs. säilytys

Varastointi ja säilytys sekoitetaan joskus keskenään, mutta niillä on eroja. Varastointi keskittyy myytävien tavaroiden säilyttämiseen, ja varastot ovat usein vilkkaita paikkoja, joissa tavarat liikkuvat nopeasti sisään ja ulos. Säilytys taas viittaa laajempaan käsitteeseen, kuten henkilökohtaisten tavaroiden pitkäaikaiseen säilytykseen esimerkiksi varastotiloissa – ei siis kaupalliseen toimintaan.

Kuusi keskeistä verkkokaupan varastointiprosessia

Kun ostat jotain verkosta, tilauksesi saapuu kotiovellesi kuin taikaiskusta. Todellisuudessa taustalla on monimutkainen prosessi, joka koostuu useista varastointi- ja logistiikkatoiminnoista. Käydään läpi viisi tärkeintä:

1. Vastaanotto

Toimittajat tai valmistajat lähettävät tuotteet varastoosi, jossa ne vastaanotetaan, järjestetään ja varastoidaan tehokkaasti. Tämä edellyttää, että tiedät etukäteen, mitä tuotteita on tulossa ja missä määrin, jotta prosessi sujuu saumattomasti.

2. Varastointi ja inventaario

Varastointi tarkoittaa tuotteiden sijoittamista ja pitämistä niille osoitetuissa paikoissa. Jokaisella myymälläsi tuoteversiolla (SKU) tulisi olla oma paikkansa varastossa. Hyvä varastointi mahdollistaa:

• Tuotteiden tarkan sijainnin selvittämisen milloin tahansa.
• Varastosaldojen vertailun kirjanpitoon.
• Nopean reagoinnin esimerkiksi takaisinvetoihin tai viallisiin tuotteisiin.
• Vanhimpien erien toimittamisen ensin (FIFO-periaate).

3. Keräily ja pakkaaminen

Kun verkkokauppaasi tulee uusi asiakastilaus, tilauksen tuotteet kerätään varastopaikoilta, pakataan asianmukaiseen lähetyspakkaukseen, lisätään tarpeelliset asiakirjat ja osoitekortit, sekä siirretään lähtevien tilausten alueelle odottamaan kuljetusyrityksen noutoa.

4. Lähettäminen

Kun tilaus on valmis lähtemään, kuljetusyritykset (esim. PostNord, Matkahuolto tai GLS) noutavat sen varastosta ja toimittavat seuraavaan kohteeseen – asiakkaalle, toiseen varastoon tai jälleenmyyjälle. Suomessa nopea ja luotettava lähetys on kilpailuvaltti.

5. Jakelukeskukset

Jakelukeskukset sopivat erityisesti yrityksille, joilla on sekä verkkokauppa että fyysisiä myymälöitä. Ne on suunniteltu lyhytaikaiseen varastointiin, ja tavarat liikkuvat nopeasti esimerkiksi vähittäismyymälöihin tai suoraan asiakkaille. Suomessa jakelukeskukset voivat auttaa vastaamaan kausivaihteluiden tuomiin tarpeisiin.

6. Palautukset

Verkkokaupassa palautukset ovat väistämättömiä. Varaston on oltava valmis vastaanottamaan, tarkastamaan ja käsittelemään palautuneet tuotteet. Voit parantaa asiakaskokemusta tarjoamalla esimerkiksi valmiita palautusetikettejä, selkeää tietoa palautusprosessista ja jopa itsepalvelupalautukset.

Varastointilogistiikan perusteet

Varastointilogistiikka on verkkokaupan sydän, kun myyt fyysisiä tuotteita. Se koostuu kolmesta pääelementistä: varastonhallinnasta, varastotoiminnoista ja varastonhallintajärjestelmistä.

1. Varastonhallinta

Varastonhallinta on varaston päivittäisten toimintojen strategista johtamista, joka kattaa:

• Henkilöstön ohjauksen ja koulutuksen.
• Turvallisuuskäytäntöjen noudattamisen (esim. oikeat varusteet ja luvat).
• Varaston laitteiden ylläpidon ja säännösten noudattamisen.
• Tavaran vastaanoton, pakkaamisen ja lähettämisen prosessien optimoinnin.
• Toimitusten kirjaamisen ja dokumentaation keräämisen.

Hyvä varastonhallinta pitää tavarat turvassa, helposti saatavilla ja toiminnan sujuvana.

2. Varastotoiminnot

Varastotoiminnot tarkoittavat kaikkia varastossa tapahtuvia prosesseja, kuten tavaran vastaanottoa, varastointia ja lähetystä. Tehokkaat toiminnot:

• Pitävät kustannukset kurissa.
• Varmistavat oikea-aikaiset toimitukset.
• Maksimoivat tilankäytön ja pitävät kulkuväylät vapaina.
• Minimoivat virheet.
• Pitävät asiakkaat tyytyväisinä.

3. Varastonhallintajärjestelmät (WMS)

Varastonhallintajärjestelmä on ohjelmisto, joka automatisoi ja tehostaa varastotoimintoja. Se tarjoaa reaaliaikaista tietoa varastosta, optimoi inventaarionhallintaa ja vähentää manuaalista työtä. Esimerkiksi Snapboxin WMS-järjestelmä auttaa sinua seuraamaan varastoasi tarkasti ja tehostamaan prosesseja, esimerkiksi liittämällä järjestelmään verkkokauppasi lisäksi kolmansien osapuolten järjestelmiä ja ominaisuuksia kuten:

• Kirjanpito-ohjelmistot
• Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP)
• Myynninennustaminen

Huono varastointilogistiikka voi johtaa viivästyksiin, hukkaan ja jopa oikeudellisiin ongelmiin. Toimiva logistiikka taas parantaa tulostasi ja asiakaskokemusta.

Kuusi kriteeriä oikean varastointiratkaisun valintaan

Varastointiratkaisun valinta vaikuttaa suoraan verkkokauppasi menestykseen. Sen vuoksi on tärkeää tutkia vaihtoehdot tarkasti ja huomioida omaan toimintaan keskeiset valintakriteerit. Tässä kuusi tärkeää kriteeriä, jotka sinun tulisi huomioida:

1. Varastointikustannukset ja tuotevalikoima

Jokainen tuoteversio (SKU) vaatii oman tilansa, ja kustannukset riippuvat siitä, kuinka monta erilaista tuotetta myyt. Jos sinulla on vain muutama SKU, varastointi on edullista. Laaja valikoima taas kasvattaa kustannuksia. Suomessa, jossa logistiikka voi olla kallista, on tärkeää löytää ratkaisu, joka skaalautuu tarpeidesi mukaan – esimerkiksi Snapboxin joustavat palvelut.

2. Kausivaihtelut

Suomen sisämarkkinat ovat pienet ja vuodenajat vaikuttavat verkkokauppaan: joulusesonki voi moninkertaistaa tilausmäärät, kun taas hiljaiset kuukaudet vähentävät tarvetta. Joustava varastointi auttaa välttämään tilanpuutetta tai tyhjäkäyntiä.

3. Varaston sijainti

Varaston sijainti vaikuttaa toimitusaikoihin. Jos haluat nopeat toimitukset Etelä-Suomeen, jossa suurin osa suomalaisista asuu, varasto pääkaupunkiseudulla on järkevä. Snapboxin keskeinen sijainti Espoossa, Kehä II vieressä takaa nopeat toimitukset suurimmalle osalle suomalaisista kuluttajista.

4. Varastonhallintateknologia

Nykyaikainen teknologia on välttämätöntä. Hyvä WMS-järjestelmä automatisoi prosesseja ja antaa näkyvyyden varastoon. Snapboxissa kaikki tilaukset kerätään kehittyneillä varastoskannereilla, joka minimoi virheiden määrän ja maksimoi tehokkuuden.

6. Lisäarvopalvelut

Tarvitsetko esimerkiksi pakkauspalveluita, tarroitusta, brändin mukaisia pakkausmateriaaleja tai B2B-toimituksia? Varmista, että kumppanisi – kuten Snapbox – tarjoaa näitä tarpeidesi mukaan.

Ota verkkokaupan logistiikka haltuun Snapboxin kanssa

Tehokas varastointi on investointi verkkokauppasi kasvuun. Snapbox tarjoaa suomalaisille verkkokauppiaille logistiikkapalvelun, joka ymmärtää verkkokaupan haasteet ja tarjoaa tehokkaan sekä skaalautuvan palvelun.

Varaa ilmainen 15 minuutin konsultaatio ja tutkitaan tilanteesi yhdessä.